STANDART OPERATING PRECEDURE DIVISI LAYANAN
I. LAYANAN MENERIMA LAPORAN MASALAH IT
  1. Tim Divisi Layanan ITwajib memberikan pelayanan IT setiap saat selama hari kerja dan jam kerja kepada user.
  2. User dapat melapor keluhan IT baik melalui IP phone (19600), telepon (0274 519723) atau e-mail it@uin-suka.ac.id.
  3. Tim Divisi Layanan IT akan medelegasikan tugas terkait permintaan data atau keluhan IT dari user yang belum tertangani kepada Divisi Sistem Informasi atau Divisi Teknologi Informasi untuk menindaklanjuti pencarian solusi.
  4. Pelayanan yang diberikan berbasiskan One Stop Service dan One Day Service yang berorientasikan pada kepuasan user.
  5. Divisi Layanan wajib menginputkan masalah IT yang dilaporkan oleh user serta solusi atas masalah tersebut dan wajib memverifikasi data pelapor melalui IT Problem System.
  6. Laporan yang ditangani oleh PTIPD adalah tentang akses internet (kabel dan wifi) pada jaringan UIN Sunan Kalijaga, akses e-mail, penggunaan website, hosting dan subdomain, sistem pembayaran, sistem wisuda, sistem informasi akademik, sistem PMB dan yudisium, sistem registrasi, sistem beasiswa, sistem pendaftaran training ICT serta masalah sertifikat ICT.
  7. User berhak mendapatkan kepastian solusi atas masalah IT yang dilaporkan ke Divisi Layanan.
II. LAYANAN AKSES INTERNET
  1. Akses internet gratis di lingkungan UIN Sunan Kalijaga dapat digunakan oleh seluruh mahasiswa aktif dan pegawai aktif UIN Sunan Kalijaga dengan menggunakan akunnya masing-masing yang terdiri atas username dan password.
  2. Format yang digunakan untuk username bagi mahasiswa aktif adalah menggunakan NIM. Sedangkan passwordnya adalah seperti yang tertera pada kwitansi yang dapat diperoleh dari bank saat pembayaran SPP semester aktif.Password tersebut dapat dirubah oleh masihng-masing user.
  3. Format yang digunakan untuk username bagi pegawai PNS adalah menggunakan NIP dengan password masing-masing. Sedangkan format username untuk pegawai non-PNS dapat dilihat di Penggunaan Akun E-mail dan Akun Akses Internet pada poin 2.
  4. Pembuatan akun Tamu dilayani untuk event tertentu dan hanya akan aktif sesuai dengan waktu yang ditentukan.
  5. Unit atau lembaga dapat mengajukan permohonan pembuatan akun User Tetap kepada Kepala PTIPD untuk keperluan tertentu dan akun User Tetap akan dibuat jika mendapat persetujuan dari Kepala PTIPD.
  6. Jika terjadi lupa password, user dapat melakukan pengaduan ke Div. Layanan PTIPD baik melalui media telepon, e-mail atau datang langsung. Divisi Layanan berhak untuk mereset password bagi user yang lupa password.
III. LAYANAN AKUN AKSES INTERNET DAN E-MAIL
  1. Login e-mail menggunakan akun yang sama dengan login akses internet yang sudah terdaftar di Active Directory dan terdiri atas username dan password.
  2. Format akun username untuk Mahasiswa menggunakan NIM; untuk pegawai PNS menggunakan NIP; untuk pegawai Kontrakmenggunakan format YYYYMMDD000000G1xx; untuk pegawai Honorer menggunakan format YYYYMMDD000000G2xx; untuk pegawai Freelance termasuk dosen Luar Biasa (LB) menggunakan format YYYYMMDD000000G3xx. Keterangan: YYYY = tahun lahir; MM = bulan lahir; DD = tanggal lahir; G = gender jika 1 = laki-laki dan 2 = perempuan; 1 = Kontrak, 2 = Honorer, 3 = Freelance; xx = nomor urut pegawai.
  3. Pembuatan akun bagi pegawai Kontrak wajib menyertakan SK Rektor; bagi pegawai Honorer wajib menyertakan SK Dekan; bagi pegawai Freelance wajib menyertakan SK Atasan Langsung.
  4. Penamaan e-mail bagi semua user menggunakan format berdasarkan nama user. Jika nama user terdiri atas satu kata, maka nama e-mail diambil dari nama tersebut. Jika nama user terdiri atas lebih dari satu kata, maka nama e-mail diambil dari kata nama pertama dan kata nama tengah atau nama belakang dengan dipisahkan oleh tanda titik.
  5. Perubahan nama e-mail bagi user yang memiliki nama lebih dari satu kata diperbolehkan hanya jika nama e-mail yang dipilih masih dalam dua kata yang dipisahkan dengan tanda titik.
IV. PELAYANAN SERTIFIKAT ICT
  1. Legalisir sertifikat ICT WAJIB menyertakan sertifikat ASLI untuk proses validasi data.
  2. Sertifikat ICT dapat diambil dengan menggunakan KTM dan tidak dapat diwakilkan.
  3. Pengambilan sertifikat ICT dapat dilakukan satu hari setelah pelaksanaan ujian ICT.
  4. Untuk mahasiswa angkatan sebelum 2011 dapat melakukan pengambilan sertifikat ICT sampai Maret 2013; pengambilan sertifikat setelah Maret 2013 tidak akan dilayani.
  5. Peserta ujian yang berhak mendapat sertifikat ICT adalah peserta yang dinyatakan LULUS dengan nilai minimum yang sudah ditentukan.
  6. Bagi peserta yang kehilangan sertifikat atau sertifikat rusak, dapat melakukan cetak ulang sebagai sertifikat pengganti dengan membayar denda yang besarannya sesuai dengan aturan yang berlaku.
V. KTM RUSAK/HILANG
  1. Untuk mencetak kembali KTM yang hilang maka mahasiswa wajib lapor terlebih dahulu ke pihak Kepolisian untuk mendapatkan surat kehilangan.
  2. Kemudian mahasiswa wajib meminta surat pengantar untuk cetak ulang KTM ke Bagian Akademik PAU.
  3. Kemudian mahasiswa tersebut wajib membayar sejumlah uang ke Bank Syariah Mandiri (BSM) sesuai dengan aturan yang berlaku.
  4. Dengan membawa surat pengantar dari Bagian Akademik dan Bukti Pembayaran dari Bank, selanjutnya mahasiswa ke PTIPD untuk cetak KTM.
  5. Sebelum cetak KTM, PTIPD akan memverfikasi data mahasiswa tersebut. Jika data mahasiswa tersebut sudah benar dan lengkap, maka pihak PTIPD akan segera mencetak KTM mahasiswa tersebut.
STANDART OPERATING PRECEDURE DIVISI TEKNOLOGI INFORMASI
I. PENANGANAN GANGGUAN KONEKSI INTERNET PADA JARINGAN UTAMA
  1. Team Divisi Teknologi Informasimelakukan pengecekan secara fisik terhadap perangkat aktif jaringan utama (backbone) minimal sebulan sekali.
  2. Team Divisi Teknologi Informasi memonitor jaringan untuk melihat pesan koneksi gangguan pada sistem monitoring.
  3. Team Divisi Teknologi Informasimelakukan pengecekan server DNS yang digunakan dengan menggunakan perintah nslookup.
  4. Team Divisi Teknologi Informasi melakukan pengecekan konektivitas, baik untuk koneksi nasional maupun untuk koneksi ke internasional.
  5. Apabila hasil pengecekan konektivitas kurang baik, maka Team Divisi Teknologi Informasi yang bertugas segera menghubungi pihak ISP (Internet Service Provider) untuk berkoordinasi mengenai masalah tersebut dan juga menanyakan estimasi pemulihan gangguan.
  6. Team Divisi Teknologi Informasi membuat laporan ke pengguna Internet di lingkungan UIN Sunan Kalijaga melalui telepon 0274-519723, IP-Telephony 19600, website http://uin-suka.ac.idatau http://it.uin-suka.ac.id atau laman login gerbang Layanan Internettentang gangguan jaringan yang terjadi beserta estimasi waktu untuk pulih kembali.
  7. Laporan ke pengguna internet di lingkungan UIN Sunan Kalijaga akan dicabut/dihapus apabila jaringan internet telah berjalan dengan lancar.
II. LAYANAN PERUBAHAN PASSWORD
  1. Pengguna mengajukan permintaan perubahan password kepada petugas yang ada di Divisi Layanan UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
  2. Melengkapi data untuk melakukan perubahan password kepada petugas di Divisi Layanan, sebagai berikut:
1) Untuk mahasiswa:
- Bagi mahasiswa yang berada di luar kota atau tidak berada di tempat bisa melakukan penggantian password dengan menelepon ke nomor 0274-519723 dengan menyebutkan katakunci (Keyword) antara lain: Nama Lengkap, NIM, Tempat dan Tanggal Lahir, Fakultas/Jurusan/Program Studi, Nama Ibu Kandung
- Bagi mahasiswa yang melakukan perubahan password di tempat bisa langsung ke Kantor UPT. PTIPD denganmenunjukkan bukti diri seperti Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), Kartu Perpustakaan atau bukti lainnya yang sah ke petugas yang ada di Divisi Layanan UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
2) Untuk Dosen dan Pegawai:
- Bagi Dosen dan Pegawai yang berada di luar kota atau tidak berada di tempat bisa melakukan penggantian password dengan menelepon ke nomor 0274-519723 dengan menyebutkan katakunci (Keyword) antara lain: Nama Lengkap, NIM, Tempat dan Tanggal Lahir, Unit Kerja, Nama Ibu Kandung
- Bagi Dosen dan Pegawai yang melakukan perubahan password di tempat bisa langsung ke Kantor UPT. PTIPD denganMenuliskanNIP, Nama dan Unit Kerja pada form pengisian perubahan Password kepada petugas di Divisi Layanan.
  1. Petugas memverifikasi bukti diri sesuai dengan informasi yang didapatkan dari pengguna baik secara langsung datang ke kantor maupun menggunakan media telepon dengan data yang ada disistem UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga.
  2. Jika data yang diberikan oleh user atau pengguna akses sesuaidengan data yang ada di sistem, petugas langsungmelakukan penggantianpasswordyang lama dengan password yang baru.
  3. Passwordbaru diinformasikan ke penggunamenggunakan media seperti form penggantian password baru atau telepon atau email yang di kirimkan langsung ke pengguna.
III. LAYANAN PENGADUAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK)
  1. Pengguna dapat membuat pengaduan melalui formulir isian pengaduan yang ada di bagian front desk atau juga dapat melalui telepon atau email dengan menyebutkan Nama, NIP/NIMdan Unit Kerja(khusus mahasiswa menuliskan Fakultas/Jurusan atau Program Studi) serta isi pengaduan/keluhan.
  2. Pengaduan yang masuk akan diinputkan ke sistem pengaduan oleh petugas layanan.
  3. Pengguna mendapatkan nomor tiket pengaduan/keluhan.
  4. Pengaduan yang masuk akan terdistribusi kepada group helpdesksesuai dengan job description pengaduan yang ada pada sistem pengaduan.
  5. Group helpdesk menindaklanjuti pengaduan dan menuliskannya ke sistem helpdesk.
  6. Pengguna dapat mengecek pengaduannya berdasarkan nomor tiket yang diterimaapakah sudah diselesaikan atau masih dalam proses maupun belum dikerjakan sama sekali.
IV. PELAYANAN PENYEDIAAN VIDEO CONFERENCE
  1. Pengguna mengajukan surat permohonan ditujukan kepada Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
  2. Permohonan diterima UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga selambat-lambatnya satu minggu sebelum pelaksanaan dan harus memuat informasi :
a. Waktu pelaksanaan.
b. Keperluan koneksi.
c. Tempat Pelaksanaan.
d. Nomer telepon yang dapat dihubungi.
  1. Sebelum melakukan dan menggunakan Video Conference, user harus mengisi dan menandatangani lembar pengisian yang menyatakan kesanggupan untuk menggunakan dan akan mengganti jika terjadi kerusakan terhadap alat tersebut.
  2. Kontak teknis kedua belah pihak (sisi UIN Sunan Kalijaga dan sisi lawan konferensi)
  3. Apabila waktu dan tempat pelaksanaan yang diminta berbenturan dengan acara lain, UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga harus menginformasikan keadaan tersebut kepada Pengguna untuk dipertimbangkan alternatif pelaksanaannya.
  4. Staf Teknis Video conference UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga akan menghubungi kontak teknis yang diberikan untuk membicarakan teknis persiapan dan pengujian koneksi untuk Video conference.
  5. UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga melayani penggunaan fasilitas Video conference pada hari yang ditetapkan dengan pendampingan teknis apabila diperlukan dan bertanggung jawab (dari sisi teknis) menjaga kelancaran pelaksanaan Video conference.
  6. User yang menggunakan Video Conference bertanggung jawab terhadap alat yang digunakan.
  7. Setelah selesai melakukan Video Conference, team Divisi Teknologi Informasi akan mengecek alat yang sudah digunakan tersebut.
V. PEMASANGAN JARINGAN BARU
  1. Unit Kerja mengirimkan surat permohonan ke Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga yang diketahui/ditandatangani Pimpinan Unit Kerja tersebut.
  2. Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga akan mendisposisikan permohonan tersebut ke Koordinator Divisi Teknologi Informasi.
  3. Koordinator Divisi Teknologi Informasi akan mengirimkan anggota team Divisi Teknologi Informasi untuk melakukan survey ke unit kerja.
  4. Dari hasil survey, dikeluarkan estimasi RAB serta lama pengerjaan oleh Koordinator Divisi Teknologi Informasi
  5. RAB dari Koordinator Divisi Teknologi Informasi akan dimintakan persetujuan Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga. Apabila disetujui, RAB tersebut akan dikirimkan ke unit kerja yang memohon sambungan jaringan baru.
  6. Penyambungan atau pemasangan jaringan baru dilaksanakan oleh team Divisi Teknologi Informasi sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan disepakati oleh kedua belah pihak.
  7. Setelah penyambungan selesai dilaksanakan, maka akan dilakukan uji kualitas penyambungan.
  8. Bila uji kualitas berjalan dengan baik, maka Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga akan mengeluarkan tagihan ke unit kerjayang melakukan pemasangan jaringan baru.
  9. Bila dalam uji kualitas hasil yang didapat tidak sesuai dengan standar maka akan dilakukan pengecekan ulang pada sambungan yang telah terpasang sampai didapatkan hasil yang baik.
VI. PEMBUATAN/PENGUBAHAN DNS
  1. Pimpinan Unit Kerja mengirimkan surat permintaan nama domain kepada Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga.
  2. Ketua UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga akan mendisposisikan permintaan layanan tersebut kepada Koordinator Divisi Teknologi Informasi.
  3. Koordinator Divisi Teknologi Informasi akan memeriksa permintaan tersebut, apabila permintaan berupa delegasi NS record dan server DNS unit kerja tidak di bawah pengelolaan unit kerja sendiri, maka permintaan tersebut tidak dikabulkan.
  4. Apabila permintaan pengubahan DNS berupa pengubahan entri A record atau delegasi NS record dimana server DNS-nya di bawah pengelolaan sendiri, maka Koordinator Divisi Teknologi Informasi akan memerintahkan staf Administrator Jaringan untuk melakukan pengubahan pada DNS.
  5. Setelah pembuatan/pengubahan DNS dilakukan, staf tersebut memperbaharui history pada daftar DNS-nya.
  6. Staf bidang jaringan melaporkan hasil tugas ke Koordinator Divisi Teknologi Informasi.
  7. Koordinator Divisi Teknologi Informasi melaporkan kepada Ketua UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga hasil dari permintaan tersebut.
  8. Ketua UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga akan menginformasikan status permintaan nama domain kepada pimpinan unit kerja
VII. PENANGANAN GANGGUAN KONEKSI INTERNET PADA JARINGAN LOKAL
  1. Divisi Teknologi Informasi bertugas untuk melakukan monitoring jaringan, jikamenemukan adanya gangguan pada node/titikdi jaringan lokal UIN Sunan Kalijaga atau menerima laporan dari pengguna jasa dilingkungan UIN Sunan Kalijaga, maka Divisi Teknologi Informasi segera melakukan tindakan awal yakni pengecekan perangkat dengan menggunakan perintah ipconfig/allatau ifconfig adalah perintah untuk mengecek apakah perangkat tersebut mendapatkan IP (Internet Protocol), pingatau tracert/tracerouteadalah perintah untuk mengecek apakah perangkat tersebut tersambung dengan server pusat dan mengecek lalu lintas koneksi yang dilewati oleh perangkat dalam sebuah jaringan.
  2. Apabilaipconfig/allatau ifconfig,pingatau tracert/traceroute tidak berhasil, maka team Divisi Teknologi Informasi segera menghubungi penanggung jawab ITdimana tempat terjadi gangguan untuk mengkonfirmasi bahwa ada masalah yang terjadi.
  3. Jika gangguan terjadi pada infrastruktur IT, team Divisi Teknologi Informasi segera melaporkan permasalahan yang terjadi kepada Koordinator Divisi Teknologi Informasi dan penanggung jawab IT yang terkena dampak gangguan.
  4. Koordinator Divisi Teknologi Informasi segera menindaklanjuti laporan dengan mengirimkan team Divisi Teknologi Informasi ke lokasi tempat gangguan.
  5. TeamDivisi Teknologi Informasi segera melakukan inventarisasi permasalahan dan berdasarkan hal tersebut ditentukan estimasi waktu pemulihan.
  6. TeamDivisi Teknologi Informasi melaporkan kondisi di lapangan beserta estimasi waktu pemulihan kepada Koordinator Divisi Teknologi Informasi.
  7. Koordinator Divisi Teknologi Informasi melaporkan kondisi yang terjadi beserta estimasi waktu pemulihan kepada penanggung jawab IT yang terkena dampak gangguan.
  8. Atas perintah dari Koordinator Divisi Teknologi Informasi, team Divisi Teknologi Informasi segera melakukan perbaikan sesuai dengan permasalahan dan estimasi waktu pemulihan yang telah ditentukan, dengan tetap berkoordinasi dengan Koordinator Divisi Teknologi Informasi.
VIII. PENGOPERASIAN DAN MONITORING TV JARINGAN MENGGUNAKAN IPCAM
  1. Team Divisi Teknologi Informasi mempunyai tugas untuk bidang penyiaran terutama terkait dengan pengoperasian TV jaringan di lingkungan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
  2. Pengoperasian TV jaringan dilakukan setiap hari selama hari kerja(Senin s.d Jumat).
  3. Penjadwalan dan penyiaran TV jaringan dilakukan selama 6 jam dari jam 09.00 – 15.00 wib setiap hari selama hari kerja, jika pada jam tersebut belum hidup atau belum dimatikan maka team Divisi Teknologi Informasi akan mengecek ke lokasi untuk menghidupkan jika belum hidup pada pukul 09.00 wib dan mematikan kembali jika belum mati pada pukul 15.00 wib.
  4. Konten yang di tanyakangkan oleh TV jaringan dilakukan di ruang Multimedia UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga .
  5. Konten yang ditanyangkan oleh TV jaringan harus bersifat edukatif inovatif dan tidak mengandung sarah yang menonjolkan etnis baik agama, ras, golongan dan lain-lain.
  6. Pengoperasian TV jaringan hidup sesuai dengan listrik dari pihak PLN dan akan mati secara mendadak jika listrik dari arus utama mati, jika terjadi mati secara mendadak maka penjadwalan dan penyiaran TV jaringan akan kembali keposisi default TV dan harus dilakukan penjadwalan ulang.
  7. Pengoperasi dan penyiaran TV jaringan dilingkungan UIN Sunan Kalijaga selalu di monitoring oleh IPCam.
  8. Monitoring IPCam ini difungsikan untuk memastikan apakah TV jaringan tersebut hidup atau mati, beroperasi atau tidak beroperasi dan lain-lain.
  9. Monitoring IPCam dilakukan melalui browser Internet Explorer menggunakan IP address 10.0.4.xxx (xxx= masukan ip lokasi yang akan di monitoring), lalu masukan user password (User dan Password di pegang oleh Divisi Teknologi Informasi dan bersifat rahasia).
IX. PENGOPERASIANSERTA MAINTENANCEIP PHONE, VIDEO CALL, DAN CONFERENCE CALL
  1. Pengelolahan termasuk pengoperasian IP Phone, Video Call dan Conference Call adalah wilayah tugas dari Divisi Teknologi Informasi.
  2. Pengecekan perangkat IP Phone, Video Call dan Conference Call dilakukan secara berkala oleh Team Divisi Teknologi Informasi minimal 1 minggu satu kali.
  3. Jika terjadi kerusakan atau IP Phone, Video Call dan Conference Call tidak berfungsi dengan baik, maka user bisa mengadukan ke pihak UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga melalui Divisi Layanan di No.Telp 0274-519723 atau email it@uin-suka.ac.id, dengan menyebutkan Nama, Unit Kerja dan Posisi IP Phone, Video Call dan Conference Call yang rusak/tidak berfungsi.
  4. Ketika ada kerusakan atau tidak berfungsi, petugas dari team Divisi Teknolgi Informasi akan melakukan pengecekan perangkat IP Phone, Video Call dan Conference Call dilakukan dengan mengecek dari fisik IP Phone, Video Call dan Conference Call termasuk koneksi jaringan serta konfigurasi jaringan yang ada di UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga.
  5. Jika terjadi kerusakan atau tidak berfungsi berada di wilayah koneksi serta konfigurasi jaringan, petugas yang melakukan pengecekan dilapangan akan melaporkan ke team Divisi Teknologi Informasi untuk dilakukan perbaikan secara jaringan dan konfigurasi. Apabila terjadi kerusakan atau tidak berfungsi berada di perangkat kerasnya maka akan diberitahukan dan memberikan laporan kepada Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijagauntuk dilakukan tindakan selanjutnya.
X. PENGGUNAAN RUANG SERVER DAN OPERASIONAL RUANG SERVER
  1. Divisi Teknologi Informasi berkewajiban untuk menjaga ruang server termasuk barang-barang seperti server, komputer dan perangkat lainnya yang ada di ruang server.
  2. Yang diperbolehkan untuk memasuki ruang server hanya petugas yang oleh divisi Teknologi Informasi diizinkan masuk dengan didampingi oleh seorang team divisi Teknologi Informasi.
  3. Seorang atau lebih yang ingin memasuki ruang server oleh Divisi Teknologi Informasi harus:
a. Melepas sepatu, sandal dan mengenakan sepatu atau sandalkhusus dan baju lab yang sudah disediakan di ruang server.
b. Dilarang membawa kamera, video recording, perangkat elektronik termasuk LAPTOP-NETBOOK-TAB-IPHONE-Smart Phoneserta perangkat elektronik lainnya dan mengabadikannya.
c. Dilarang membawa makanan, minuman atau hal yang dapat mengotori ruang server.
d. Menggunakan/memakai baju khusus masuk ruang serveryang telah disediakan di ruang server.
e. Pengunjung atau seorang petugas harus menggunakan ID card sebelum memasuki ruang server, pengunjung yang ingin memasuki ruang server harus terdaftar di buku pencatatan tamu.
f. Pencatat buku tamu akan menanyakan Identitas pengunjung termasuk barang-barang yang diperbolehkan masuk.
g. Barang-barang yang di perbolehkan masuk hanya alat tulis seperti pensil, pena, dan buku catatan.
h. Pengunjung dilarang memegang perangkat jaringan yang ada tanpa terkecualiuntuk menghidari terjadinya kerusakan.
  1. Setelah selesai mengunakan ruang server semua peralatan yang di pakai di ruang server harus dikembalikan ke posisi semula (termasuk melepas dan mengembalikan baju server maupun sendal khusus keposisi semula) dan Divisi Teknologi Informasi akan mengecek kembali ruang server.
XI. PEMINJAMAN BARANG
  1. User yang ingin melakukan peminjaman barang di UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga harus mengajukan surat peminjaman yang disetujui oleh Pimpinan Unit kerja masing-masing ke Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga.
  2. Apabila surat pengajuan tersebut disetujui oleh Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga maka Kepala UPT. PTIPD akan membuat disposisi yang akan disampaikan ke team Divisi Teknologi Informasisebagai pemegang hak kuasa atas barang BMN untuk mencatat distribusi keluar masuk barang.
  3. Petugas dari team Divisi Teknologi Informasi akan mengeluarkan surat peminjaman barang yang berisikan:
a. Nama peminjam, NIM/NIP, Unit Kerja dan Contact Person.
b. Spesifikasi barang termasuk aksesoris barang yang ada di dalamnya.
c. Jumlah barang yang dipinjam.
d. Waktu peminjaman dan pengembalian.
e. Kesanggupan untuk menjaga dan mengganti jika ada kerusakan pada perangkat yang dipinjam tersebut.
  1. Surat peminjaman barang ditandatangani oleh peminjam barangsebagaipenganggung jawab barang.
  2. Barang yang dipinjam di cek dahulu sebelum dikeluarkan, pengecekan dilakukan oleh petugas dilihat oleh peminjam barang sebagai penanggung jawab barang untuk memastikan barang tersebut lengkap dan tidak cacat.
  3. Peminjaman barang dilakukan sesuai dengan jadwal yang sudah disetujui bersama, jika terjadi keterlambatan maka pihak UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga berhak mengambil barang yang dipinjam.
  4. Ketika pengembalian barang dilakukan maka barang tersebut akan di cek kembali oleh team Divisi Teknologi Informasi baik kelengkapan barang, aksesoris barang dan ada tidak kerusakan pada barang yang dipinjam.
  5. Barang yang sudah dipinjam dikembalikan ke posisi dimana barang tersebut di ambil.
  6. Team Divisi Teknologi Informasi akan melakukan pengecekan barang secara berkala minimal 1(satu) minggu sekali, hal ini untuk memastikan barang tersebut lengkap dan baik.
XII. MAINTENANCE SERVER
  1. Divisi Teknologi Informasi bertugas dan bertanggung jawab terhadap server yang ada di UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga baik secara fisik ataupun saat melakukan maintenance server.
  2. Maintenance server dapat berupa monitoring server ataupun perubahan terhadap konfigurasi yang ada di server.
  3. Maintenance server dilakukan oleh Koordinator beserta Team Divisi Teknologi Informasi, apabila terjadi perubahan terhadap konfigurasi server baik itu penambahan ataupun pengurangan konfigurasi server maka antara Koordinator dan team harus saling mengetahui.
  4. Sebelum melakukan maintenance server baik berubahan konfigurasi server terlebih dahulu harus di backup semua konfigurasi yang lama dan disimpan sebagai dokumentasi bagi Divisi Teknologi Informasi dengan format penyimpanan (yyyymmdd-nama file penyimpanan).
  5. Sebelum melakukan maintenance server, team Divisi Teknologi Informasi (koordinator dan anggota team) akan melakukan suatu rapat kecil untuk melakukan hal yang akan dikerjakan, hasil rapat akan merumuskan dalam suatu draft terkait apa saja yang akan dikerjakan dan telah dikerjakan. Draft tersebut akan menjadi dokumentasi untuk Divisi Teknologi Informasi.
  6. Setiap perubahan baik penambahan dan pengurangan konfigurasi server harus dilakukan testing terlebih dahulu untuk memastikan apakah sudah berjalan lancar atau tidak serta team divisi Teknologi Informasi akan mendokumentasikan kegiatan yang sudah dilakukan dan Team serta Koordinator Divisi Teknologi Informasi akan memberikan laporan ke Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga baik secara lisan atau tulisan sebagai bukti laporan.
  7. Monitoring server dilakukan secara berkala baik itu terkait koneksi, bandwidth dan aktivitas lalu lintas data/user minimal 1 minggu sekali. Jika terjadi hal-hal yang mencurigakan terhadap aktivitas server maka team Divisi Teknologi Informasi berhak untuk melakukan investigasi dan melaporkan ke Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga untuk dilakukan tindakan lebih lanjut.
XIII. PELAKSANAAN DAN TUGAS PESERTA PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN )
  1. Peserta PRAKERIN adalah siswa yang oleh sekolahnya diberikan tugas untuk melakukan Praktik Kerja Industri di UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
  2. Calon perserta PRAKERIN harus mengajukan proposal untuk melaksanakan PRAKERIN yang ditujukan kepada Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
  3. Kepala UPT.PTIPD UIN Sunan Kalijaga akan mendisposisikan surat/proposal usulan PRAKERIN ke bagian Divisi Teknologi Informasi sebagai salah satu bagian yang mengelolah kegiatan PRAKERIN.
  4. Proposal/surat usulan PRAKERIN di terima dan akan diproses serta hasilnya akan diberitahukan ke calon perserta PRAKERIN apakah diterima atau ditolak dengan menggunakan surat ke sekolahan yang bersangkutan.
  5. Bagi peserta yang diterima maka akan dipanggil untuk di lakukan breefing dan di jelaskan tugas serta fungsi PRAKERIN di UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga.
  6. Pelaksanaan PRAKERIN dilakukan selama jam kerja yakni jam 07.30 s.d 16.30 dan selama hari kerja senin s.d jumat.
  7. Dalam pelaksanaan proses PRAKERIN semua peserta wajib mematuhi aturan berikut:
  8. Kepada seluruh peserta PRAKERIN wajib menggunakan pakaian yang rapi dan pantas (pakaian sekolah) serta menggunakan ID Card sebagai tanda pengenal, dan bersepatu.
  9. Bagi peserta PRAKERIN khususnya laki-laki wajib berambut pendek maksimal 1,5 cm dan tidak diperkenanakan menggunakan aksesoris seperti anting, gelang, dan lain-lain.
  10. Bagi peserta PRAKERIN khususnya perempuan (muslim) wajib mengenakan jilbab dan berpakaian sopan dan menutup aurat dan tidak diperkenanakan menggunakan aksesoris seperti anting, gelang, dan bagi yang non muslim harus menggunakan pakaian yang sopan lengan panjang dan jangan ketat.
  11. Selama kerja tidak diperkenankan tidur atau makan ditempat kerja, jika ingin makan atau minum atau tidur silahkan keruangan yang telah ditentukan.
  12. Jika ada salah satu perserta PRAKERIN yang sakit atau tidak bisa hadir atau tidak berada dilokasi PRAKERIN, wajib melapor kebagian koordinator PRAKERIN yakni team yang ditunjuk oleh Divisi Teknologi Informasi untuk mengelolah PRAKERIN.
  13. Semua peserta PRAKERIN dilarang untuk keluar atau menghilang dari tempat PRAKERIN tanpa sepengetahuan koordinator PRAKERIN.
  14. Kegiatan PRAKERIN adalah membantu dalam penyelesaian dasar masalah yang ada dilingkungan UIN Sunan Kalijaga dengan selalu berkoordinasi pada bagian Divisi Teknologi Informasi sebagai penanggung jawab utama peserta PRAKERIN. Jika dalam pelaksanaan PRAKERIN peserta tidak faham terhadap tugas yang diberikan, maka peserta PRAKERIN berhak untuk bertanya sejelas-jelasnya terhadap tugas yang akan dilaksanakan ke yang memberikan tugas tersebut sebelum mengerjakan tugas.
  15. Peserta PRAKERIN melaksanakan pekerjaannya dengan penuh kesungguhan sesuai dengan SOP yang berlaku, tidak boleh gegabah dan tidak boleh mengerjakan sendiri tanpa koordinasi dengan team Divisi Teknologi Informasi.
  16. Selama penyelesaian permasalahan yang dilakukan oleh peserta PRAKERIN harus didampingi dan diawasi oleh team Divisi Teknologi Informasi.
  17. Setelah menyelesaikan permasalahan ditempat yang ditunjuk, perserta wajib kembali ke tempat kerjanya dan melaporan ke koordinator PRAKERIN atas tugas yang dilakukan dan permasalahan yang terjadi sebagai bahan laporan dan evaluasi ke Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga sebagai penanggung jawab penuh di bidang IT.
  18. Semua peserta PRAKERIN akan dilakukan evaluasi minimal 2 (dua) minggu sekali oleh koordinator PRAKERIN untuk mengetahui prospek apa saja yang sudah dilakukan dan yang menjadi kendala selama PRAKERIN.
  19. Bagi semua perserta PRAKERIN yang tidak mematuhi semua aturan yang telah dibuat oleh UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga maka pihak UPT. PTIPD UIN Sunan Kalijaga melalui koordinator PRAKERIN Divisi Teknologi Informasi berhak untuk memberitahukan kesekolahan yang bersangkutan ataupun memutuskan pelaksanaan PRAKERIN secara sepihak dengan alasan tertentu.
Arsip Liputan
Arsip Pengumuman
Arsip Berita
Arsip Agenda
Arsip Kolom